電子メール（Ｅ-ｍａｉｌ）の利用者が増えています。切手を貼ったり、ポストに投函する手間がなく、すぐにメッセージをやりとりでき、気楽に文章が打ち込めるなど、簡単で便利です。

でも手紙は手紙。あなたの送るメールは、相手を不快にさせていないでしょうか？メールマナーについて関西作法会会長の田野直美さんに聞きました。

手紙と会話の中間〝行〟

あらゆる作法で大切なのは、書体になぞらえた「真・行・草」の使い分け。メールは手紙と会話の中間。真書ほど堅くなく、草書ほど崩さない「行」にあたります。

手紙のように前文・主文・末文・後付や堅苦しい用語は不要。一目見て内容がわかることが大切です。

内容伝える件名と最後の署名必ず

まさに一目で内容を伝えるのが件名。私も毎日数十通のメールをいただきます。

この情報があれば、今すぐ読むべきかどうかを判別しやすく、文頭に相手の会社名や個人名を入れ、末尾には自分の社名や個人名、アドレス、電話番号などの「署名」を必ず入れましょう。

初めてなら「はじめまして、突然のメールで失礼します」などのあいさつと自己紹介を。

これらがないと、文末の署名を見るまで誰からのメッセージかわかりません。

１行は全角３５文字までに

読みやすさ、受信の素早さも重要。改行がない画面いっぱいの文章は読む気になれません。

１行を全角で３０～３５字程度、５～６行を１段落にまとめ、段落間は１行空けるといいでしょう。

１メガ以上の添付書類や、文字や絵が動くＨＴＭＬメールは受信に時間がかかり、人によっては迷惑です。

返事は早く　送る前に読み返す 返事はできるだけ早く。そのためにも１日１回は受信トレイをチェックすること。メールの利用時間帯は個人によって違うので、返事を急ぐ場合は、電話かＦＡＸも使いましょう。

受信画面を利用できる返信機能は便利ですが、必ず受信した文章を消してから送ること。自分の送った文章が残ったままの返信を受けると、ぞんざいに扱われた気分がして不快な人もいます。

届いた文章の間に返信文を入れるのも、質問や疑問に答える必要がない場合は避けましょう。

送る前に相手の立場にたって必ず読み返すこと。手紙より気楽に書ける分、失礼な表現になっている場合があります。

親しみとなれなれしさを混同しないように。年賀状などのメール化も進んでいますが、慶弔文をメールで送るのは失礼です。便利な部分は大いに利用しても、そこに相手を思う心を忘れないようにしたいものですね。

アサヒファミリー　2002年5月31日　掲載